Sosialisasi Elektronik Sistim Kearsipan KPU Provinsi dan KPU Kab/Kota Provinsi Kepulauan Riau Tahun 2017

Komisi Pemilihan Umum Provinsi Kepulauan Riau melakukan kegiatan sosialisasi Keputusan KPU RI Nomor 15 Tahun 2017 tentang Kode Klasifikasi Arsip dan Pengkodean Naskah Dinas bagi KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, kegiatan berlangsung selama 3 (tiga) hari 21 Agustus sd 23 Agustus 2017 bertempat di Hotel Comfort Tanjungpinang, Kepulauan Riau.

Kegiatan sosialisasi ini diikuti oleh Sekretariat KPU Provinsi (Kabag dan Kasubbag), 7 (tujuh) KPU Kabupaten/Kota yang terdiri dari kepala subbagian umum, keuangan & logistik serta staf yang membidangi arsip/persuratan. Kegiatan Sosialisasi Elektronik Sistim Kearsipan (SIAP) dibuka oleh Ketua KPU Provinsi Kepulauan Riau yang didampingi oleh Anggota KPU Provinsi Kepulauan Riau dan Sekretaris KPU Provinsi Kepulauan Riau pada jam 16.00 WIB.  Dalam rangka mewujudkan pengelolaan arsip yang profesional Ketua KPU Provinsi Kepulauan Riau Said Siradjudin S.Ag mengatakan, Arsip Pemilihan yang harus disimpan dan dikelola meliputi arsip data pemilih, arsip pencalonan, arsip tentang kampanye, arsip tentang pemungutan dan penghitungan suara, arsip tentang tahapan penetapan pasangan calon kepala daerah dan wakil kepala daerah, arsip tentang penetapan pasangan calon terpilih, dan terakhir arsip tentang kasus pemilihan kepala daerah dan wakil kepala daerah. Penyimpanan dan pengelolaan arsip di KPU akan menjadi warisan sejarah (legacy) bagi generasi masa depan terlebih arsip kepemiluan berkaitan dengan proses transisi kepemimpinan baik ditingkat daerah sampai tingkat pusat. Oleh karena itu Said berharap KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota dapat berkoordinasi dengan kantor arsip daerah dalam hal pengelolaan kearsipan. 

Gambar 1. Pembukaan dan sambutan oleh Ketua KPU Provinsi Kepulauan Riau

Pada kesempatan yang sama Anggota dan Sekretaris KPU Provinsi Kepulauan Riau juga berkesmpatan memberikan pengarahan yang intinya tujuan sosialisasi ini adalah untuk mempermudah pengelolaan, pemeliharaan dan perawatan dokumen di KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota Provinsi Kepulauan Riau berdasarkan retensi arsip.

Pengelolaan Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi. Arsip merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip terkandung banyak sekali informasi, seperti sejarah berdirinya suatu organisasi, kegitan-kegiatan yang telah dijalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan dijalankan. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga dijadikan salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu organisasi. Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang dimulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan serta evaluasi menurut suatu sistem tertentu yang telah ditentukan. 

Gambar 2. Pengarahan oleh Anggota dan Sekretaris KPU Provinsi Kepulauan Riau

Pada hari kedua, hadir sebagai Narasumber dari KPU RI Darmanto (Kasubbag TU) dalam materinya menyampaikan bahwa Kode Klasifikasi Arsip merupakan sistem pengkodean kombinasi dari huruf dan angka yang penggunaannya dilakukan berdasarkan substansi arsip. Kode Klasifikasi Arsip disusun untuk mempermudah pengelolaan Arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip dan Pengelolaan Arsip Dinamis Komisi Pemilihan Umum.  Adapun materi Tata Kelola Kearsipan oleh Narasumber Fatimah Wahyu Astuti, A.Md Staf Bidang Penyelenggaraan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kepulauan Riau beliau menyampaikan bahwa menata Arsip sama dengan menata PERADABAN.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip perlu membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Di sesi terakhir diisi oleh Herna Rosita, ST Kasi Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kepulauan Riau “Penilaian arsip adalah tindakan analisis informasi terhadap series berkas/kelompok arsip berdasarkan nilai gunanya untuk menetapkan jangka simpan arsip (simpan permanen atau musnah) bagi kepentingan operasional organisasi pencipta dan kepentingan masyarakat luas” ungkapnya.

Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat.

diharapkan kepada seluruh Peserta Kegiatan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip khususnya dilingkungan Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota yang berkelanjutan, guna memberikan motivasi kepada unit pengelolanya dan dapat mewujudkan tata kelola arsip yang efektif dan efisien.

Pada hari ketiga, sebelum acara ditutup oleh Sekretaris KPU Provinsi Kepulauan Riau, Ardyanto Hadibroto dilakukan evaluasi tentang pengelolaan arsip diseluruh satker KPU se Provinsi Kepulauan Riau. Diminta kepada seluruh satker agar mengoptimalkan penggunaan alamat email satker agar arus surat menyurat dapat lebih cepat, efektif dan efisien.

Gambar. Foto bersama Narasumber dan seluruh Peserta 

Oleh : Efiana D Tinambunan

Kontak Kami

KPU Provinsi Kepulauan Riau

KPU PROVINSI KEPULAUAN RIAU

Jl. Basuki Rahmat No. 28 - 29 Tanjungpinang - Kepulauan Riau
Telp. +62-771-318242 Fax. +62-771318241
Email : info@kpu.kepriprov.go.id

 

IKLAN PILPRES KPU PROV KEPRI

Iklan KPU Kepulauan Riau

Jajak Pendapat
Bagaimana informasi dari website KPU Kepulauan Riau?
Bagaimana informasi dari website KPU Kepulauan Riau?
You must select at least one item to vote!