Aplikasi Manajemen Surat untuk Meningkatkan Efektifitas Kerja KPU Kepri
KPU Kepri membuat aplikasi Manajemen Surat berbasis Online untuk mempermudah administrasi surat menyurat. Aplikasi E-Surat ini dapat diakses melalui browser dengan alamat http://suratkpukepri.online atau dapat didownload di HP Android. Pejabat/ staff bisa mengakses aplikasi tersebut dengan menginput username dan password. Sebelumnya disposisi surat dilakukan secara manual dengan diantar langsung kepada pejabat yang dituju. Namun, dengan aplikasi ini, surat keluar dan surat masuk dapat didisposisikan secara mobile sehingga sangat membantu efisiensi waktu ketika pejabat sedang melakukan perjalanan dinas atau tidak ada di kantor. Tentunya dengan aplikasi manajemen surat ini, sangat meningkatkan efektifitas kerja KPU Kepri pada masa Work From Home seperti sekarang.
“Aplikasi Manajemen surat berbasis online sangat membantu mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pejabat yang dituju. Aplikasi juga membantu dalam pengarsipan surat secara digital, sehingga mempermudah proses pencarian surat ketika dibutuhkan” Ujar Sekretaris KPU Provinsi Kepri, Luki Zaiman Prawira.
Cara kerja aplikasi akan memberikan notifikasi kepada Ketua/Seketaris ketika terdapat surat masuk. Ketika terdapat disposisi surat baru juga akan terdapat notifikasi sesuai nama-nama yang dipilih. Kepala Bagian dapat meneruskan disposisi/arahan/petunjuk dari Sekretaris kepada Kepala Subbagian untuk segara ditindaklanjuti terkait isi surat tersebut. Tidak hanya mepercepat kerja dan menghemat waktu, penggunaan aplikasi manajemen surat ini dapat menghemat biaya kertas (paperless) karena semua terintegrasi dengan digital.// (humaskpukepri)
